ルイ
OAソフトとは「オフィス・オートメーション・ソフト」の略で、コンピュータ技術を利用して電子化し、一部の作業を自動化することで効率化してくれるソフトの事を指します。
もしもフリーランスとして働いていて、OAソフトが全く使えないとなると、結構危険です。
個人で仕事を請け負って小さい規模で進めていくならいいかもしれませんが、厳しい事を言うと、OAソフトを全く扱えないフリーランスは一緒に仕事がしにくいです。
クリエイターにありがちなのが
「自分は製作者だから事務作業なんて出来なくてもいい」
というスタンスですが、もしもこういう姿勢だとしたら、考え直した方がいいです。
今日は「フリーランスといえどOAソフトに精通しているとそれだけで希少人材になれ、他フリーランスと差別化ができる」という点について書いていこうと思います。
目次
OAソフトの種類
「そもそもOAソフトって何？」
という話ですが、有名なものだとマイクロソフト社から出ているエクセル、ワード、 パワーポイントなどが挙げられるでしょう。
これは知っていない人のほうが少ないくらい有名なソフトで、全世界に普及していますね。
にもかかわらず、実戦では使えるレベルまで使いこなせる人がいるかと言うと、身の回りを見てもそんなに多くはありません。
これは結構不思議なことですが、逆にチャンスでもあります。
この手のソフトは扱う機会がないと習得するのが難しく感じられますが、例えばエクセルで言うと「簡単な表計算ができる」というのと「マクロまで組める」というのにはスキルに雲泥の差があります。
OAソフトが扱えた方がいい理由
それではここから具体的にOAソフトが使えた方がいい理由について述べていきます。
対企業でも営業をかけられるようになる
結論から言うと上記したようなマクロまで組めるようになる必要はありませんが、最低限のデータ管理、計算、グラフの作り方くらいは覚えておかないと、企業を相手に仕事する時にお話になりません。
対企業のあらゆる仕事ができないかと言うとそんなことはありません。単発でチャンネルのオープニングを作ったりVP（ビデオパッケージ）を作ることは可能でしょう。
しかし、データを集めながら PDCA を回していくようなタイプは、集めたデータを綺麗にまとめ、先方にもわかりやすいように可視化する必要があります。
それだけでなく、一番最初に営業かけて商談まで持ち込んだら
「僕に仕事を任せてもらえればこれだけ貢献できますよ」
ということを、誰にでも分かる内容で説明していく必要がありますが、ここで「何を根拠にそこまで言えるのか」という部分においては、いくら口が達者でも仕事は任せてもらえないのが現実です。
例えば・・・
- 過去に担当したチャンネルの登録者数が伸びた
- 再生回数、視聴維持率が伸びた
- 制作した動画でCVR(成約率)が上昇した
これらの輝かしい実績も、数字をベラベラと喋るより、グラフを見せたほうが早いでしょう。
身の回りのあらゆるデータを扱えるようになる
恩恵は対外的なものだけでなく、日常的な部分にもあります。
それは「身の回りのあらゆる数字が扱えるようになる」ということ。
あなたは、自分のビジネスの利益率や外注費とその比率まで、正確に把握していますか？
ここでYESと答えられないのは、厳しいことを言うとかなりまずいです。
自分の仕事の利益率や売上推移などを把握していないと、今後の対策や改善案を考えられないし、仕事を頼む方(特に経営者)も、数字に疎い人に仕事を任せるのは少し怖いはず。
日頃から自分の仕事の単価を把握することはもちろん、時給換算するといくらで、単純な売り上げだけでなく経費を引いた粗利はいくらなのか、全体の比率としてはどのくらいのパーセンテージを占めているのか…。
そこまで把握できるようになりましょう。
誰かに聞かれたときにパッと答えられるようになる状況が理想的です。
データの共有が格段に楽になる
データを作れるようになるということは、それを誰かと共有する時もスムーズにやりとりできるということを意味します。
一度 Google スプレッドシートすらまともに扱えないディレクターと一緒に仕事をしたことがあるのですが、膨大な量のデータのやり取りにおいてデータの管理が全くできておらず、
- 何という名前の
- どんな内容のデータが
- どこに格納されているのか
これらのデータをいちいち確認しないと先に進めない状況で、いたずらに時間だけが奪われて本当に消耗しました。
おまけに当人、テキストエディタくらいしか扱えないような状態だったので、何も強調されていないのっぺりとした文面がずっと続くような悲惨なものに・・・。
結果的に、途中から全部自分が巻き取ることにして、基盤となるスプレッドシートを作成し以降は「相手に記入だけしてもらえれば形になるもの」を運用し、事なきを得ましたが・・・。
基礎操作くらいは覚えておいて欲しかったというのが正直な感想です。
OAソフトの優先順位
一言にOAソフトと言っても色々な種類があり、状況によっても扱うソフトの比率には差異が出ますが、個人的に感じるのは
Googleスプレッドシート＞＞＞＞Googleプレゼンテーション＞＞Googleドキュメント
という順番です。
Googleドキュメントは扱いやすいという理由から多くの人が一番最初に手を出し始めがちですが、ぶっちゃけこれ
一番覚えなくていいやつです。
なぜならGoogleドキュメント(つまりMicrosoft 社の製品で言うところのWord)は
文書を作成するためのソフトであって、データを管理するソフトではないからです。
というか文章だけのデータだったらページの左右上下の余白、ソフトの操作性も考えると最適解ではなく、テキストエディタで十分です
(何かとワードで作成したデータを共有する人が多くいますが、実はこれまあまあ面倒くさいです…)。
もっと言うと、Googleスプレッドシート(Excel)でも文書は作成できるので、GoogleドキュメントないしWordである必要はありません。
※逆に印刷することを前提とした綺麗な文章を作ろうとしたらWordのスキルは必須になります
Excel などにおいては、できることの幅が本当に広く、その気になればこのソフトだけでゲームを作り上げることもできます。
パワーポイントも、集計したデータを相手に伝える時の資料を作成する際にはかなり重宝しますし、ほとんど必ずと言っていいほどどの企業もスライドを使うので、互換性を持たせるという意味でも使えるようになっておくことでマイナスには絶対なりません。
なのでリソースの配分としては、
- Googleスプレッドシートなどの表計算ソフト8割
- Googleプレゼンテーション(パワーポイント)は2割
という程度で大丈夫だと思います。
まとめ
ということでOAソフトを使えるようになることのメリットを並べてきましたが、
ぶっちゃけ腰重いですよねー。。。
「使えるようになったところでどこで使うの？」
という人も多いと思います。
ですが、まずは身の回りに発生している全ての数字を可視化し、パーセンテージで終わり出せるように訓練してみてください。
誰でもできるところと言うと、家計簿からですかね。
使いこなせるようになると確実に生活が変わるし、事務作業までしっかりこなせるフリーランスは大変重宝されるので、是非試してみてください。
それでは！
