皆さんはマルチタスキングという言葉を聞いてどんなイメージを思い浮かべますか？
「仕事ができそう」
「なんとなくかっこいい」
マルチタスクに対して
“同時に様々なことができる = 頭が良くて仕事ができる”
というイメージを持っている人が多いですが、
使う場面と状況をちゃんと把握した上で使わないと、集中力が低下し効率が分散して生産性が落ちてしまう危険性を孕んでいます。
今回は僕が前職のIT企業でマネージャーをしていた時に、上記のようなイメージでマルチタスクを実行した結果、
自分の仕事が全然前に進まなくなってしまった
という失敗談を織り交ぜつつ、マルチタスキングの弱点と一点突破の強さを書いていこうと思います。
目次
マルチタスクとは
Wikipedia によるとマルチタスクというのは以下のように定義されています。
>>マルチタスク (multitasking) とは、複数の作業を同時にもしくは短期間に並行して切り替えながら実行することをいう。
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%9E%E3%83%AB%E3%83%81%E3%82%BF%E3%82%B9%E3%82%AF_(%E5%BF%83%E7%90%86%E5%AD%A6)
マルチタスクの最初の記述は、IBM System/360の機能を記述する1965年のIBMの論文に登場した[1]。この論文におけるマルチタスクは、同時に複数の作業を同時処理するコンピュータの能力を指していた。
つまり最初はコンピューターの用語だったということですね。
人間に置き換えると、 同時に複数の作業をすることを指すことが多いです。
例えばスピーカーモードで電話しながらスマホをいじったりすることですが、これは同時にこなせているように見えて、実はものすごく効率の悪いことをしていることが往々にしてあります。
マルチタスクは効率が悪い
マルチタスクが実は効率を落としているという事実は、Wikipediaの同じページにも記載があります。
>> 中には複数の作業を短時間でこなす能力を有している（と思える）人も存在するが、実際は作業順序を考えた上で単一の作業を集中して短時間でこなし、終了後に思考を迅速に切り換えて次の作業を行うことでこなしており、マルチタスクをしているわけではない
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%9E%E3%83%AB%E3%83%81%E3%82%BF%E3%82%B9%E3%82%AF_(%E5%BF%83%E7%90%86%E5%AD%A6)
これ、結構衝撃的な内容じゃないですか…？
自分ではできていると思っても、 実は効率を落とし、結果的に生産性を下げている場合がほとんどです。
何が一番怖いって、やっている本人がそれに気付きにくいという点です。
会社での失敗談
僕は以前、新しい大きなプロジェクトを二つ立ち上げて軌道に乗せようとしている最中だったのですが、 毎日やることが多すぎて常にキャパシティがパンパンの状態でした。
自分の仕事をこなそうにも、 働いている人全員がそのプロジェクトに関わったばかりなので分からないことやトラブルが頻発します。
たとえば僕がクライアントにメールを返している最中でも、スタッフからの質問は止まることがなく、そのたびに作業を中断して対応しなければいけませんでした。
何かを聞かれること自体に嫌なことは全くなく、 自分にできることだったらできるだけ対応してあげたい気持ちが強かったですが、ずっとその調子だとメール一本ですら返すことができません。
僕がマネジメントのあり方を考えるようになったのはこの頃です。
要するに
”1回聞かれた後はその時の解決方法を転用してその後発生する問題を自分自身で解決できる能力”
を身につけてもらわない限り、僕はずっと対応に追われることになります。
一点突破で高速でひとつの工程を終わらせ、次の作業に進む
このように、都度出てくる問題や工程に対して、その度に解決しようとすると何にも集中できず、作業に戻った際は
「自分が何をしていたのか」
を思い出すところから始めなければいけません。
マネージャーという立場上、こういうことが起きてしまうのは仕方がないことですが、これは明らかに効率が悪いので、
似たような問題は後でまとめて処理する時間を設けて、 一旦始めた小さな作業はとりあえず最後まで完遂するようにしてから作業効率がグッと向上しました。
まとめ
多くの人がマルチタスキングだと思っていることは、実は
集中して短時間で一つの工程を終わらせて、次の工程に進む
というプロセスなのです。
返信や連絡は早いに越したことはありませんが、通知が鳴る度にそちらに意識を持っていかれるのは、作業の妨げとなって集中力の低下にも繋がりかねません。
一度始めたことは、よほど緊急性がない限り他の事はせず、今取り組んでいるものの質を最大限まで高める意識をしましょう。
毎日やることが多い人の参考になれば幸いです。
それでは！
