皆さんは普段 ToDoリストをどのように管理していますか？
やるべきことやりたいことのリストを一目でわかるようにしていないと、やり忘れがおきたり、ルーティンに組み込む前の段階で継続が難しくなってしまうこともあります。
今回は僕が実践しているToDoリストの管理技術についてお話ししていこうと思います。
目次
ToDoリストの必要性
ToDoリストは、その時やるべきことだけでなく、自分の考えを整理したり、やりたいことを実行に移す際にとても役に立ちます。
フリーランスとして働いている以上、 やるべきことを視覚化して忘れないように確実に実行していくということはとても重要です。
納期が迫っている案件を忘れて納期に遅れたりなんかしたら、クライアントさんから契約を打ち切られる可能性だってあります。
「忘れていました」では済まされない問題なので、スケジュール管理と合わせてタスク管理は100%確実にこなしましょう。
アプリはメモ系ならなんでもOK
ToDoリストの管理やリマインダーなどのアプリケーションはいくらでもありますが、
個人的に愛用しているのは自由度の高すぎる iPhone・Macの純正メモアプリです。
このアプリの何が優れているかと言うと…
- もちろん普通のメモとして使用できる
- iPhone・Mac間の同期でいつでもどこでも編集可
- ToDoリストを作成する際にはチェックマークの挿入がかなり簡単にできる
- 表を作成することができる
- Apple Pencilを使えばメモ書きもできる
こういった点が挙げられます。
リストを作ることに特化したアプリでは、全ての項目にチェックマークがついてしまって、メモを自由に書き込める機能がなかったり、後述するように日にちや月ごとに管理する方法が面倒になってしまいます。
個人的にはタスクを達成してチェックマークをオンにするとそのリストから消えてしまうアプリケーションは好ましくありません。
なぜかというと、この to do リストの作成には後から見返したときにいつどんなことをしていたのかという記録を残す日記のような役割も兼ねているからです。
使用方法
それではここから実際に、アプリを効果的に使う方法について触れていきたいと思います。
アプリは起動しっぱなし
まず、自分の部屋や職場にいる時は、アプリケーションを開きぱなしにしておいて常に視界のどこかに入るようにしておくのがベストです。
これはいちいちマウス操作をしなくても視覚的に判断できるという点と、 付け加えたり編集したい時にすぐ編集することができるという利点があります。
デスクトップ上に作業スペースがないという場合は、サブモニターの購入を検討するか、 アプリケーション一つだったら iPad やスマホでも対応可能です。
僕の場合、家で作業するときはサブモニの端の方に小さく常に表示しておく状態を作り、外で作業するときはスマホを充電した状態で自動スリープ機能をオフ→チェックリストが常に表示されている状態で作業します。
先日書いた記事の通り “スマホにできてパソコンにできないこと” はほぼないので、外での作業中はスマホはタスク管理の役割のみしてもらいます。
月ごとにリストを分ける
どれくらいのスパンで区切るかというのは、その人のタスクの内容や好みにもよる部分がありますが、 基本的に月ごとに分けるという感覚でいいでしょう。
一定の期間で分けることによって、後から
「その時期にどんなことをして何に時間を割いていたのか」
というのが一目で分かりますし、その日にできなかったことを次の日に持ち越す場合は、コピペで簡単に複製ができるといった利点もあります。
優先度の高いものにはマークを
また、その時の優先度をはっきりさせるためにも一目で自分の認識できるマークをつけておくのも有効です。
- ◎：優先度が高く、緊急性も高いもの
- ◯：優先度が高いもの
- △： できれば早めにやっておきたいこと
- ◻︎： そのうち始めようと思うもの、 アイデア
こんなふうにマークと優先度を自分のルールとして決めておくことで、やるべき事の内容の左側に記しておけば、 優先度がこんがらがって大事な連絡を忘れたりすることもなくなりますし、優先度によって上から…といった具合に並び替える手間もありません。
まとめ
僕のようにフリーランスで働いている人も、会社で働く会社員も、タスク管理や優先順位の設定というのは仕事をする上で必ず必要なプロセスです。
正しい優先度を決められる人間はそれだけで重宝されるので、クライアントや上司と都度確認しながら、緊急性なども考えた上でアプリにどんどん書き込み、 システマティックに管理していきましょう。
それでは！
